Arbeiten von zu Hause – Wie schaffen Sie den Rahmen für eine effiziente Zusammenarbeit und halten Ihr Team motiviert
(von Mandy Schuhmann, zertifizierte Trainerin und Coach)
Das Arbeiten im Homeoffice stellt viele Teams vor neue Herausforderungen. Wir – Expert*innen für Kommunikation haben für Sie wichtige Erfolgsfaktoren und Tipps zusammengestellt.
1. In Verbindung bleiben – Motivation schaffen und die Zusammenarbeit fördern
Basis der Arbeit im Homeoffice ist Transparenz und eine klare Regelung. Im üblichen Betrieb findet ein direkter Austausch statt. Im Homeoffice ist es umso wichtiger dafür Sorge zu tragen, dass alle Informationen und Entscheidungen geteilt werden können.
• Stellen Sie Erreichbarkeiten sicher (Kalendereinträge oder Statusmeldungen schaffen Klarheit)
• Stellen sie zusätzliche Update Meetings ein (15min reichen in der Regel, um den aktuellen Arbeitsstand zu teilen)
• Dokumentieren und teilen Sie Arbeitserfolge und Teilergebnisse (Stellen Sie Dokumente oder Dateien im „shared – geteilter Zugriff “ Format bereit)
• Machen sie Arbeitspläne mit klarer Verantwortlichkeit transparent
• Schaffen Sie einen virtuellen Raum für einen lockeren Austausch der Teams außerhalb der Aufgabe (virtueller Kaffeeklatsch)
• Achten Sie darauf, dass stehts alle Teammitglieder online sind und gehen Sie in den persönlichen Kontakt, um Niemanden im virtuellen Raum zu verlieren
• Klären Sie wie im Homeoffice Kommunikation stattfinden soll (mindestens eine Videokonferenz neben Telefonaten und Chat)
Es gilt die Regel besser zu viel Kommunikation als zu wenig.
2. Ergebnisse aus der Arbeit von zu Hause sicherstellen
Für Einige ist das Arbeiten getrennt vom Team eine echte und große Herausforderung. Deshalb ist es umso wichtiger klare Ziele und zu erledigende Arbeitsaufgaben zu definieren und diese konzentriert zu bearbeiten.
• Machen sie einen Arbeits- und Aufgabenplan auf Wochenbasis (max. 2 Wochen bilden einen überschaubaren Rahmen)
• Notieren sie größere Themen, unterteilen Sie die Arbeit in Einzelaufgaben und Prioritäten (Aufgabentabellen mit den Spalten „zu erledigen“, “in Bearbeitung“, „erledigt“)
• Bilden sie kleinere Teams, die gemeinsam an Aufgaben arbeiten (kleinere Gruppen lassen sich leichter virtuell steuern)
• Machen sie Arbeitserfolge transparent und feiern Sie diese Erfolge (Ein Foto mit „Daumen hoch“ auf der Arbeitstabellenspalte „erledigt“ ist ein Anfang)
3. Den richtigen Arbeitsrahmen im eigenen Heim schaffen
Arbeit und Privatleben im Homeoffice zu trennen ist nicht immer leicht. Oft entsteht das Gefühl immer in der Arbeit zu sein oder aber in ständiger Ablenkung aus dem privaten Umfeld zu arbeiten.
• Achten Sie darauf, dass der Arbeitsbereich möglichst separat vom Privatbereich gestaltet wird
• Halten Sie die Arbeitszeit diszipliniert ein, zu viel Flexibilität kann dazu führen, dass Sie weniger konzentriert arbeiten und so an Produktivität verlieren
• Setzen Sie sich Rituale, die die Arbeitszeiten flankieren (es gibt bspw. immer einen Startkaffee und feste Pausenzeiten)
• Achten Sie darauf, dass sie im richtigen Outfit arbeiten (Pyjamas unterstützen den Arbeitsmodus eher nicht ;) )
4. Neues ausprobieren
Das Arbeiten im Homeoffice erfordert auch Mut und Neugier. Nicht jeder mag es in einer virtuellen Welt zu arbeiten.
• Probieren Sie mit den Teams Neues aus (das kann außerdem die Kreativität der Teams wecken)
• Gehen Sie spielerisch mit neuen Formaten um (das bedeutet es ist erlaubt, dass es auch einmal nicht funktioniert)
• Lernen Sie aus der Erfahrung und binden Sie die Teams mit ein, wenn es darum geht Neues zu probieren (das unterstützt die Akzeptanz im Team)
5. Arbeiten Sie sicher
Arbeiten von zu Hause bedeutet auch achtsam zu bleiben. Nutzen Sie Firmeninterne Kommunikationsmittel und achten Sie darauf keine Firmeninterna in öffentliche Gruppen zu stellen und zu teilen. Falls Sie Videokonferenzen aufzeichnen möchten, bitten Sie das Team um ein Einverständnis um datenschutzrechtlich abgesichert zu sein. Teilen Sie diese Aufzeichnungen nur firmenintern und in begrenztem Rahmen. Laden Sie keine frei verfügbare Software auf Ihren Firmenrechner. Sichern Sie sich ab und fragen bei Ihrer IT nach was erlaubt ist.
6. Tools für den Chat und Austausch sowie für Videokonferenzen
• Slack
• Microsoft Teams
• StarLeaf
• Zoom
Für alle gilt: einen klaren Rahmen zu schaffen, achtsam im Umgang mit der virtuellen Welt zu sein, die Teams zusammen zu halten und einmal mehr zu Kommunizieren.
Wir unterstützen Sie gerne bei diesem Thema und der Umsetzung.
