EK-Trainer Thorsten Mühlberg
Virtuelle Moderation: Führungskultur von morgen
(von Thorsten Mühlberg)
»Wie können Sie Ihr Team hin zu mehr Eigeninitiative führen? Wie lässt sich eine Selbststeuerung im operativen Geschäft erreichen? Wie kann eine neue agile Teamkultur entstehen und wie können Meetings effizienter werden? Im virtuellen Meeting werden Ergebnisse erarbeitet und dokumentiert – ohne langweilige Präsentationen und virtuelles Chaos.
Ein Fallbeispiel aus der Praxis
Wie sich mit der Virtual-Facilitator-Methode Teams aktivieren lassen, erkläre ich anhand eines Beispiels: Frank Gabler leitet ein Team von acht Ingenieuren und möchte mehr Transparenz, bessere Absprachen und vor allen Dingen die Eigenverantwortung der Mitarbeiter stärken. Trotz jährlicher Teambuildings fehlen klare Verantwortlichkeiten. Verglichen mit einem Orchester, klingt dies nach vielen Solisten, die einander wenig gegenseitig zuhören. Jeder möchte die erste Geige spielen – darunter leidet das Gesamtwerk. Kundenprojekte liegen auf der langen Bank, weil keine Einigung im Team besteht, wie es weitergeht. Die Stimmung im Team ist ›Abwarten und bloß keine Fehler machen!‹.
Frank beschließt, die Zusammenarbeit mit virtuellen Tools zu intensivieren. Nach einem RACI-Workshop (Responsible/Accountable/Consulted/Informed) sind die Aufgaben jedes Einzelnen genau definiert. Im Anschluss finden jede Woche virtuelle Meetings statt – auch dann, wenn die Mitarbeiter eines Aufgabenpaketes alle nicht weit voneinander entfernt ihren Arbeitsplatz haben. Denn dadurch, dass jeder von seinem eigenen Arbeitsplatz aus teilnimmt, wächst die Verantwortung. Klaus, ein erfahrener Vertriebsingenieur, moderiert das Meeting: Dabei schreiben sein Kollege Markus und seine Kollegin Frauke die geplanten Kundenprojekte (Produktentwicklung, Design-Thinking-Workshop) auf. Anschließend werden Aufgabenbeschreibungen, Deadlines und Verantwortliche festgelegt. Die Ergebnisse werden noch im Prozess dokumentiert.
Die wöchentlichen Ergebnisse dieser Mikroteams greift Frank in der gemeinsamen Teamsitzung auf, die jeweiligen Fortschritte und Probleme führt er kurz und bündig auf. Das gesamte Team findet Lösungen und vereinbart Ziele für die Mikroteams.
Wie entsteht ein virtuelles Team?
Bloße Verbindung schafft noch keine Zusammenarbeit. Deshalb entsteht durch Webkonferenzen noch kein virtuelles Team. Doch was ist notwendig, um es aufzustellen?
Neben einwandfreiem Bild und Ton, einer Agenda und Tools wie Bildschirmfreigabe und kurzen Präsentationen sind folgende Aktionen notwendig:
1. Ein gemeinsames Arbeitsdokument, vergleichbar mit dem Flipchart, das alle Teammitglieder synchron bearbeiten können. Kollaborative Tools wie z. B. Office365.
2. Videomoderation und starke Interaktivität. Denn online wird jeder Monolog noch schneller langweilig, und die soziale Kontrolle (Wer spielt mit seinem Smartphone?) wirkt.
3. Virtuelle Bearbeitung von Aufgaben: Ideen sammeln, sortieren, priorisieren; Themen/Tasks zuordnen. Schließlich Themen inhaltlich bearbeiten: z. B. Kundenaktionen, Produktentwicklung online, Workshops planen, Präsentationen erstellen.
Virtuelle Teams sind nicht zwangsläufig über die ganze Welt verteilt: auch Teams an nahegelegenen Standorten profitieren von synchroner Arbeit. Die Qualität des Meetings steigt mit der gemeinsamen Arbeitsunterlage (z. B. Excel-Chart), das als produktives Ergebnis quasi automatisch erstellt wird. So sind die Ergebnisse jedes Onlinemeetings dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar. Über die Cloud sind weiterhin Änderungen, Ergänzungen und vereinbarte Arbeitsschritte möglich.
Die Frage des Führungsstils
Welcher Führungsstil ist gefragt? Und welche Teamkultur ist zielführend?
Hier ist Zutrauen die Basis, denn eine autoritäre Führung funktioniert im virtuellen Raum nicht. Stattdessen: eine hohe Eigenverantwortung, vergleichbar mit einem SCRUM-Team*. Klarer Rahmen und klare Ziele, dorthin führt ein individueller Weg. Oder kurz: eine agile Führung.«
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* Das SCRUM-Framework kennt drei Rollen: Product Owner, Entwicklungsteam und SCRUM-Master. Die Gesamtheit dieser Rollen wird als SCRUM-Team bezeichnet. Ein SCRUM-Team tritt mit den Beteiligten in Kontakt, den sogenannten Stakeholdern. Fortschritt und Zwischenergebnisse sind für alle Stakeholder transparent.
